Tagesplan: Der Turbo für deine Produktivität

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
2. Warum brauche ich einen Tagesplan?
3. Wann ist der beste Zeitpunkt für die Planung?
4. Wie kann ich mir einen Tagesplan erstellen und was muss ich berücksichtigen?
5. Zusätzliche Tipps
6. Buchempfehlungen
7. Zusammenfassung

Einleitung

Stell dir vor, ein neuer Arbeitstag steht an. Du setzt dich an deinen Schreibtisch und willst mit der ersten Aufgabe beginnen. Aber was sollst du zuerst erledigen? Die offenen E-Mails beantworten? Den Bericht schreiben, den du schon lange hinausschiebst? Oder ein Konzept für das neue Projekt entwickeln?

Wenn es dir so geht, dann hast du keine klare Struktur in deinem Arbeitstag. Anstatt einem Plan zu folgen und mit dem wichtigsten Todo zu starten, greifst du zu einer beliebigen Aufgabe. Auf diese Weise bist du zwar beschäftigt und hast am Ende des Tages möglicherweise das Gefühl viel bewältigt zu haben, allerdings bist du deswegen nicht automatisch produktiv.

Mit Hilfe eines Tagesplans kannst du dieses Problem umgehen und deine Produktivität steigern.

Warum brauche ich einen Tagesplan?

Damit du gar nicht erst überlegen musst, welche Aufgabe du als Erstes in Angriff nehmen musst, brauchst du einen Tagesplan. Der Plan gibt dir genau vor wann du was zu erledigen hast. Somit kannst du den Tag (zum Beispiel nach deinem Morgenritual) direkt mit der ersten Aufgabe beginnen und den Plan in der vorgegebenen Reihenfolge abarbeiten.

Durch die tägliche Planung arbeitest du dich nicht nur von Tag zu Tag vor, sondern du behältst auch einen Überblick über das Big Picture. Das hilft dir besonders in größeren Projekten dabei, den Fokus auf die wichtigen Dinge zu legen. Dadurch vermeidest du es, dich in Kleinigkeiten und unnötigen Tätigkeiten zu verzetteln.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Planung?

Idealerweise solltest du deinen Plan für den nächsten Tag bereits am Vorabend erstellen. Zu diesem Zeitpunkt hast du die eigentliche Arbeit schon erledigt und du hast einen Überblick, welche Dinge noch offen sind. Möglicherweise hat sich an diesem Tag ein Projekt verschoben oder es ist eine unerwartete dringende Aufgabe dazugekommen. Die neuen Anforderungen kannst du in den Tagesplan einfließen lassen.

Am nächsten Morgen geht somit keine Zeit verloren. Du weißt sofort, womit du beginnen musst. Das hat den klaren Vorteil, dass du die Zeit, in der du am konzentriertesten bist, nicht an die Planung verschwendest. Somit steht einem produktiven Start in den Tag nichts mehr im Wege.

Wie kann ich mir einen Tagesplan erstellen und was muss ich berücksichtigen?

Für die eigentliche Planung gibt es ein paar Kriterien, die du beachten solltest.

Verfügbare Zeit richtig einschätzen

Arbeitest du als Angestellter oder bist du selbstständig tätig? Wie viele Arbeitsstunden pro Tag stehen dir zur Verfügung? Wieviel Zeit davon kannst du eigenständig verplanen?

Mit diesen Fragen steckst du einen groben zeitlichen Rahmen für dich ab. Es hat nämlich keinen Sinn den Tag mit Todos für 12 Stunden vollzupacken, wenn dir nur 8 Stunden zur Verfügung stehen.

Wenn du selbstständig tätig bist, ist dieser Punkt besonders wichtig. Ohne eine Abgrenzung deiner Arbeitszeit läufst du Gefahr endlos dahinzuarbeiten. Es gibt immer noch eine Aufgabe, die umgesetzt werden muss. Die Todo-Liste ist endlos. Auf Dauer leidet zudem die Qualität deiner Arbeit darunter. Du kannst nicht 16 Stunden lang durchgehend fokussiert bei der Sache sein. Mit jeder verstrichenen Stunde sinkt deine Konzentration und die Ergebnisse verschlechtern sich zusehends. Von deinem vernachlässigten Privatleben will ich hier gar nicht erst sprechen.

Realistisch bleiben

Viele Menschen (mich eingeschlossen) machen regelmäßig den Fehler, ihren Tag randvoll mit Aufgaben vollzupflastern. Am Ende des Tages wundern sie sich dann, warum sie nur die Hälfte abgeschlossen haben. Rückblickend wird es einem dann aber oft klar. Die Kaffeepause am Vormittag, das verlängerte Mittagessen und die unerwartete Videokonferenz am Nachmittag haben den Zeitplan komplett gesprengt. Aus diesem Grund empfehlen Zeitmanagement-Experten maximal 50% der Arbeitszeit zu verplanen. Die restliche Zeit dient als Puffer für unvorhergesehene Ereignisse.

Aufgaben klar definieren

Jeder einzelne Punkt auf deinem Tagesplan muss sofort umsetzbar sein. Wenn du erst nachdenken musst, was genau bei einer Aufgabe zu tun ist, verlierst du kostbare Zeit. In diesem Artikel zum Thema Motivation erkläre ich dir, warum dich gewisse Aufgaben aus dem Konzept bringen können.

Damit dein Tagesplan keine weiteren Fragen aufwirft, musst du

1. die Aufgaben soweit herunterbrechen, damit sie ohne weitere Planung umsetzbar sind
2. den Zweck und das erwartete Ergebnis jeder Aufgabe definieren
3. die wichtigen Aufgaben priorisieren

Pausen einplanen

Ebenso wichtig sind das Einplanen und Einhalten von Pausen, da ansonsten Leistung und Konzentrationsfähigkeit schnell darunter leiden können. Oftmals ist die Versuchung groß, die geplante Pause zu ignorieren, weil die Zeit knapp ist und eine Deadline eingehalten werden muss. Oder man ist gerade derart in die Arbeit vertieft, dass man einfach auf die Pause vergisst. Damit das nicht zur Gewohnheit wird, bietet sich die Verwendung eines Timers an. Entweder man stellt sich ein physisches Gerät auf den Schreibtisch oder benutzt eine entsprechende App am Handy oder Desktop.

Schriftlich festhalten

Sobald du den Plan für den kommenden Tag aufgestellt hast, musst du ihn sofort niederschreiben. Es ist nicht ausreichend ihn nur im Kopf zu haben. Wenn du am nächsten Tag aufstehst, sollst du nicht erst überlegen müssen, welche Aufgabe als Erstes ansteht. Dabei ist es egal, ob du den Tagesplan auf Papier (Notizbuch, Post-it) festhältst, oder digital(App wie Prodly, Kalender) abspeicherst. Wichtig ist nur, dass du auf einen Blick siehst was zu tun ist. Somit kannst du nichts vergessen und die Reihenfolge ist klar definiert. Außerdem gibt dir jede abgeschlossene Tätigkeit einen Dopamin-Kick, der dein Motivationskarussell eine weitere Runde fahren lässt.

Zusätzliche Tipps

An dieser Stelle möchte ich dir noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben. Einige davon verwende ich auch heute noch, da sie sich für mich als effektiv erwiesen haben. Andere haben bei mir zwar ihre Wirkung verfehlt, aber möglicherweise sind sie für dich genau richtig.

• Die erste Aufgabe des Tages soll zur Erreichung deiner Vision oder eines größeren Ziels beitragen. Ich arbeite meistens zuerst zwei Stunden fokussiert an einem persönlichen Projekt bevor ich mich den umsatzgenerierenden Tätigkeiten zuwende. Während dieser Zeit versuche ich jegliche Unterbrechungen zu vermeiden (siehe „Die besten Tipps, um bei der Arbeit konzentriert zu bleiben„).
• Dein Tagesplan sollte ein Highlight enthalten. Das kann eine wichtige und/oder dringende Aufgabe sein, die dich persönlich weiterbringt. Es kann aber auch eine Tätigkeit sein, die dir Spaß macht. Egal ob Gitarre spielen, eine Runde zocken oder mit dem Hund um den Block ziehen. Alles ist erlaubt.
• Setze mindestens eine private Aufgabe auf deinen Tagesplan. Du hast sicher einige Punkte auf deiner Todo-Liste, die du immer wieder hinausschiebst. Du willst seit Wochen einen alten Freund anrufen? Deine Kaffeemaschine fungiert als Gewächshaus und sollte dringend gereinigt werden? Jetzt ist die Zeit dafür gekommen.
• Bringe Abwechslung in deinen Arbeitstag. Wenn du einen Bürojob hast und die meiste Zeit vor dem Rechner verbringst, plane Stehphasen ein. Du kannst beispielsweise am Whiteboard ein Konzept erarbeiten. Oder ein kurzer Spaziergang kann dir helfen, um über eine komplexe Aufgabenstellung nachzudenken. Hier musst du Möglichkeiten finden, die zu deiner aktuellen Arbeitssituation passen.
• Vermeide Perfektionismus. 80% sind (fast) immer gut genug. Bevor du zum fünften Mal das Design einer Webseite änderst oder den Bericht für den Vorgesetzten mit Blümchen verzierst, stell dir folgende Fragen: Ist es die Zeit wert? Wird das überhaupt jemand bemerken? Wenn die Antwort Nein lautet, lass es bleiben.
• Betrachte jede Aufgabe als Herausforderung. Verbessere deine Technik, verwende alternative Programme oder eigne dir neues Wissen an. Selbst hinter der einfachsten Tätigkeit verbirgt sich eine Möglichkeit, wie du dich weiterentwickeln kannst.
• Verwende Deadlines, um deine Ziele zeitgerecht zu erreichen. Wenn du der Typ bist, der Aufgaben gerne hinauszögert, dann könnte das genau das Richtige für dich sein. Definiere, welches Resultat du bis zu welchem Zeitpunkt erzielen willst. Sobald die Aufgabe an der Reihe ist heißt es „Tick Tack“.
• Fasse ähnliche Tätigkeiten zusammen und arbeite sie an einem Stück ab. E-Mails, Telefonate, und andere organisatorische Tätigkeiten sind ideale Kandidaten dafür. Mit diesem Vorgehen minimierst du Unterbrechungen, die dich aus deiner eigentlichen Arbeit herausreißen können.
• Skizziere deinen Tagesplan auf einem Zettel oder einem Post-it und bringe die Notiz sichtbar am Schreibtisch an. Selbst wenn du (so wie ich) deinen Tagesplan digital ablegst, empfehle ich dir diesen zusätzlichen Schritt. Mit einem Blick siehst du sofort, welche Aufgaben noch anstehen. So behältst du den Überblick und minimierst das Risiko dich zu verzetteln.

Buchempfehlungen

• „Busy is the New Stupid: Wie du endlich mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst“ von Tim Reichel
• „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ von David Allen
• „Mehr Zeit: Wie man sich auf das Wichtigste konzentriert“ von Jake Knapp und John Zeratsky

Zusammenfassung

Ein Tagesplan hilft dir dabei, die offenen Aufgaben für den nächsten Tag schriftlich festzuhalten. Bei der Erstellung musst du vor allem darauf achten, deine Zeit realistisch einzuschätzen und die Todos als sofort umsetzbare Aktionen zu formulieren. Zusätzlich habe ich dir noch ein paar Tipps präsentiert, die deiner Produktivität den nötigen Schub geben können.

Haben dir die Tipps weitergeholfen? Oder hast du selbst ein paar Tricks auf Lager, die du mit der Community teilen möchtest? Lass es mich in den Kommentaren wissen. Ich freue mich darauf!